Businessplan für die Arbeitskräfteüberlassung: Was Behörde, Bank und Beschäftiger von einem Personaldienstleister verlangen

Die kurze Antwort vorab

Der Businessplan eines Personaldienstleisters muss zwei Dinge leisten, die andere Pläne nicht leisten müssen. Erstens die Vorfinanzierung sichtbar machen: Löhne, Abgaben und Sonderzahlungen fließen monatlich ab, die Rechnungen an die Beschäftigerbetriebe kommen mit Zahlungsziel zurück — dazwischen liegt eine Lücke, die mit jedem neuen Auftrag wächst statt schrumpft. Zweitens den Rechtsrahmen abbilden: Der Überlasser ist Arbeitgeber mit allen Pflichten, der Beschäftiger haftet mit, und für die Entlohnung gilt im Zweifel der höhere Kollektivvertrag. Eine Bank, die das Geschäft kennt, prüft deshalb zuerst das Working Capital und erst danach die Marge.

Der Rest — Gewerbezugang, Marktanalyse, Vertrieb — ist dieselbe Arbeit wie bei jedem anderen Businessplan. Die Gliederung steht in der Anleitung zum Businessplan; dieser Beitrag behandelt, was in der Branche anders ist.

Der Rechtsrahmen, den der Plan kennen muss

Arbeitskräfteüberlassung liegt vor, wenn ein Arbeitgeber — der Überlasser — seine Arbeitskräfte einem anderen Arbeitgeber — dem Beschäftiger — zur Erbringung von Arbeitsleistungen zur Verfügung stellt. Sie unterliegt den besonderen Regelungen des Arbeitskräfteüberlassungsgesetzes und bedarf einer behördlichen Genehmigung (laut wko.at, Stand Jänner 2026). Gewerberechtlich ist die Überlassung von Arbeitskräften ein reglementiertes Gewerbe nach § 94 Z 72 GewO 1994; der Nachweis der fachlichen Qualifikation richtet sich nach einer eigenen Zugangsverordnung (laut wko.at, Stand Mai 2025). Wer den Befähigungsnachweis nicht selbst erbringt, kann einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen — bei reglementierten Gewerben muss dieser als voll versicherungspflichtiger Arbeitnehmer mindestens die Hälfte der wöchentlichen Normalarbeitszeit im Betrieb beschäftigt sein (laut wko.at, Stand April 2025). Das ist eine Personalkostenposition, die im Plan von Monat eins an steht.

Vier Punkte aus dem Arbeitsrecht wirken direkt auf die Zahlen (alle laut wko.at, Stand Jänner 2026):

• Wirtschaftliche Betrachtungsweise. Ob Überlassung vorliegt, entscheidet nicht die Vertragsbezeichnung, sondern der wahre wirtschaftliche Gehalt. Auch ein Werkvertrag gilt als Überlassung, wenn kein unterscheidbares, dem Werkunternehmer zurechenbares Werk hergestellt wird, nicht vorwiegend mit eigenem Material und Werkzeug gearbeitet wird, die Arbeitskräfte organisatorisch in den Betrieb des Bestellers eingegliedert sind oder der Werkunternehmer nicht für den Erfolg haftet. Wer sein Modell als „Projektdienstleistung“ verkauft, sollte diese Abgrenzung im Plan ehrlich beantworten.
• Kollektivvertrag. Für überlassene Arbeiter gilt der Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung, für überlassene Angestellte jener für Angestellte im Handwerk, Gewerbe und in der Dienstleistung. Während der Überlassung kommen zusätzlich wesentliche Bestimmungen des Beschäftiger-Kollektivvertrags zur Anwendung — das kollektivvertragliche Entgelt, wenn es höher ist, und die Arbeitszeitregeln. Für die Kalkulation heißt das: Der Lohn ist keine Konstante, sondern hängt vom Einsatzbetrieb ab.
• Arbeitgeberstellung. Unmittelbarer Arbeitgeber ist der Überlasser. Er schließt den Arbeitsvertrag, zahlt das Entgelt und führt die Sozialversicherungsbeiträge ab — unabhängig davon, wann der Beschäftiger seine Rechnung bezahlt.
• Haftung des Beschäftigers. Der Beschäftiger haftet als Bürge für die Entgeltansprüche, die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnzuschläge nach dem BUAG, nach nachweislicher Erfüllung seiner Verpflichtungen gegenüber dem Überlasser nur noch als Ausfallsbürge. Das schützt die Arbeitnehmer — und es ist der Grund, warum seriöse Beschäftiger die Bonität ihres Überlassers prüfen, bevor sie einen Rahmenvertrag unterschreiben. Ein belastbarer Finanzplan ist deshalb auch ein Vertriebsargument.

Das Geschäftsmodell in einer Zahl: der Verrechnungsfaktor

Personaldienstleister verkaufen Stunden zu einem Vielfachen des Bruttolohns — dem Verrechnungsfaktor. In ihm stecken der Grundlohn nach dem anwendbaren Kollektivvertrag, die Dienstgeberabgaben, die Nichtleistungszeiten, die Sie trotzdem bezahlen — Urlaub, Feiertage, Krankenstand, Sonderzahlungen —, die Zuschläge des Beschäftigerbetriebs, Ihre Verwaltung inklusive Recruiting und Onboarding und am Ende Ihre Marge. Der häufigste Fehler in Plänen dieser Branche ist ein Faktor, der vom Wettbewerb abgeschaut statt aus der eigenen Kostenstruktur hergeleitet wurde. Zahlen dafür liefert Ihnen niemand von außen: Die Dienstgeberabgaben ergeben sich aus Ihrer Lohnverrechnung, die Nichtleistungszeiten aus Ihren Verträgen, die Zuschläge aus dem jeweiligen Beschäftiger-Kollektivvertrag.

Bauen Sie den Faktor deshalb als Rechnung, nicht als Behauptung: Bruttolohn plus Abgaben plus bezahlte Nichtleistungszeit plus anteilige Verwaltung, geteilt durch die tatsächlich verrechenbaren Stunden. Und rechnen Sie die Marge in Euro je Überlassungsstunde, nicht in Prozent — die Bank will wissen, wie viele Stunden Sie brauchen, um die Fixkosten zu decken. Das ist eine Break-Even-Rechnung, wie sie im Beitrag zu den häufigsten Fehlern im Finanzplan beschrieben ist, nur mit Stunden statt Stück.

Ein Personaldienstleister geht selten an der Marge zugrunde. Er geht an dem Monat zugrunde, in dem drei Großkunden gleichzeitig spät zahlen.

Die Vorfinanzierungslücke — und wie Sie sie beziffern

Das Muster ist immer dasselbe: Am Monatsende zahlen Sie Löhne und Abgaben für die geleisteten Stunden. Die Rechnung an den Beschäftiger stellen Sie danach, und sie wird mit dem vereinbarten Zahlungsziel bezahlt — in der Praxis oft später. Zwischen Ihrer Auszahlung und dem Zahlungseingang liegen damit leicht zwei Monate, in denen Sie die gesamten Personalkosten vorstrecken. Wächst der Umsatz, wächst die Lücke mit.

Ein Zahlenbeispiel, dessen Werte frei gewählt sind: Ein Überlasser setzt zehn Arbeitskräfte ein, die ihn inklusive aller Dienstgeberabgaben 40.000 Euro im Monat kosten. Bei 30 Tagen Zahlungsziel ab Rechnungslegung und Abrechnung zum Monatsende sind dauerhaft rund zwei Monatslöhne — 80.000 Euro — im Umlaufvermögen gebunden, bevor der erste Euro Marge ankommt. Zahlt ein Kunde zwanzig Tage später als vereinbart, werden daraus schnell 100.000 Euro. Kommen in einem Monat Urlaubs- oder Weihnachtsgeld dazu, ist der tiefste Punkt der Liquiditätskurve noch einmal deutlich tiefer. Genau diesen tiefsten Punkt will die Bank sehen, denn aus ihm leitet sich der Betriebsmittelrahmen ab — nicht aus einem Prozentsatz vom Umsatz. Wie die Rechnung aufgebaut wird, steht im Beitrag zur Liquiditätsplanung; wie die Bank den Rahmen bemisst, im Beitrag zum Betriebsmittelkredit.

Bei der Gründung gehört diese Lücke in den Kapitalbedarf, nicht in die Hoffnung auf pünktliche Kunden. Die Systematik — Anlaufkosten, Investitionen, Working Capital, Reserve — steht im Beitrag zum Kapitalbedarfsplan. Wer die Rechtsform noch offen hat: Die Beschäftigerhaftung und die Bonitätsprüfung durch Kunden sprechen in dieser Branche häufig für eine Kapitalgesellschaft; die Gründungsschritte stehen im Beitrag GmbH gründen in Österreich.

Was die Bank von einem Personaldienstleister sehen will

• Einen wöchentlichen Liquiditätsplan für die ersten zwölf Monate, brutto gerechnet, mit Lohnterminen, Abgabenfälligkeiten, Sonderzahlungsmonaten und den tatsächlichen — nicht den vertraglichen — Zahlungseingängen.
• Die Auftrags- und Kundenstruktur. Ein Überlasser, dessen größter Beschäftiger die Hälfte des Umsatzes stellt, hat ein Klumpenrisiko, das die Bank bepreist. Rahmenverträge, Laufzeiten und Kündigungsfristen gehören in den Plan.
• Die Debitorenlaufzeit als eigene Kennzahl, mit Erfahrungswerten je Kundengruppe. Wer neu gründet, rechnet mit dem Zahlungsziel plus einem begründeten Aufschlag und zeigt das Abweichungsszenario.
• Sicherheiten, die zur Branche passen. Forderungen sind das größte Aktivum eines Überlassers; ob und wie sie als Sicherheit dienen — Zession oder Factoring — ist eine Frage, die Sie vor dem Termin geklärt haben sollten. Ob eine aws-Garantie in Frage kommt, hängt an Ausschlüssen, die im Beitrag zum Betriebsmittelkredit beschrieben sind; für Investitionen steht der erp-Kredit auch Personaldienstleistern offen.
• Kollektivvertragskonformität als Risikoposition. Nachforderungen aus falsch eingestuften Überlassungen treffen Überlasser und Beschäftiger zugleich. Eine Bank, die die Branche kennt, fragt danach; eine Antwort im Plan spart die Rückfrage.

Die übrigen Unterlagen — Jahresabschlüsse oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen, Saldenliste, Obligo-Aufstellung, Plan-GuV — sind dieselben wie bei jedem Kreditantrag; die vollständige Liste steht in der Unterlagen-Checkliste, die Prüferperspektive im Beitrag Finanzplan für die Bank.

Finanzplan-Besonderheiten der Branche

Der Umsatz eines Überlassers ist das Produkt aus verrechenbaren Stunden, Verrechnungsfaktor und Auslastung — und die Auslastung ist die Annahme, an der die meisten Pläne kippen. Setzen Sie sie als eigene, begründete Größe an: Wie viele Stunden je Arbeitskraft und Monat sind tatsächlich beim Kunden verrechenbar, nach Abzug von Leerzeiten zwischen zwei Einsätzen, Krankenständen und Urlaub? Ein Branchendurchschnitt hilft hier nicht, weil er von Ihrem Kundenmix abhängt.

Die Personalkosten sind der mit Abstand größte Block und zugleich variabel: Sie wachsen mit jedem Einsatz. Fluktuation gehört als Recruiting- und Einarbeitungskosten je Neueinstellung in den Plan, nicht als Prozentsatz in einer Fußnote. Saisonalität — Bau, Logistik, Handel — zeigt sich in der Liquidität als Monate mit hohem Personalstand und späten Eingängen. Und mindestens ein Szenario sollte den Verlust des größten Kunden durchspielen: Was passiert mit den Arbeitskräften, die dann ohne Einsatz auf der Lohnliste stehen? Wie so ein Modell aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zur Finanzplan-Vorlage für KMU; was ein Kreditprüfer im Textteil erwartet, der Beitrag Businessplan für die Bank.

Die häufigsten Fehler in Businessplänen von Personaldienstleistern

• Marge in Prozent statt in Euro je Stunde — dadurch bleibt unsichtbar, wie viele Stunden die Fixkosten tragen müssen.
• Zahlungsziele aus dem Vertrag statt aus der Erfahrung. Die Differenz ist der eigentliche Kreditbedarf.
• Nichtleistungszeiten vergessen. Urlaub, Feiertage und Krankenstand werden bezahlt, aber nicht verrechnet — sie gehören in den Faktor, nicht in die Hoffnung.
• Beschäftiger-Kollektivvertrag ignoriert. Wo das Entgelt des Einsatzbetriebs höher ist, gilt es — und schmälert einen Faktor, der auf dem eigenen Kollektivvertrag beruht.
• Keine Vorfinanzierungsrechnung. Ein Plan, der Umsatz und Personalkosten im selben Monat bucht, hat die Branche nicht verstanden. Die Bank sieht das auf den ersten Blick.

Was ich für Personaldienstleister aufbereite

Ein Stundenmodell mit hergeleitetem Verrechnungsfaktor und Auslastung je Kundengruppe, eine wöchentliche Liquiditätsplanung mit allen Lohn- und Abgabenterminen, die Herleitung des Betriebsmittelrahmens aus dem tiefsten Punkt der Kurve und ein Szenario für den Ausfall des größten Kunden. Der Finanz-Kickstart liefert dieses Zahlenwerk zum Fixpreis von 1.490 € netto zzgl. 20 % USt. in 10 Werktagen; ist der Textteil für Behörde oder Bank ebenfalls nötig, ist der Investor-Ready-Businessplan ab 2.590 € netto zzgl. 20 % USt. der passende Umfang. Für einen bestehenden Plan gibt es das Plan-Review um 490 € netto zzgl. 20 % USt. Wie das Ergebnis aussieht, zeigt das offene Beispiel. Gewerberechtliche und arbeitsrechtliche Fragen — Befähigungsnachweis, Bewilligung, Einstufung — gehören zu Ihrer Rechtsberatung oder zur Wirtschaftskammer; ich sorge dafür, dass ihre Folgen im Zahlenwerk richtig ankommen.

Häufige Fragen

Braucht man für die Arbeitskräfteüberlassung eine eigene Gewerbeberechtigung?

Ja. Die Überlassung von Arbeitskräften ist ein reglementiertes Gewerbe nach § 94 Z 72 GewO 1994 mit eigener Zugangsverordnung für den Befähigungsnachweis; zusätzlich unterliegt die Tätigkeit dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz und bedarf einer behördlichen Genehmigung (laut wko.at, Stand Mai 2025 bzw. Jänner 2026).

Welcher Kollektivvertrag gilt für überlassene Arbeitskräfte?

Für Arbeiter der Kollektivvertrag für das Gewerbe der Arbeitskräfteüberlassung, für Angestellte der Kollektivvertrag für Angestellte im Handwerk, Gewerbe und in der Dienstleistung. Während der Überlassung gilt zusätzlich das Entgelt des Beschäftiger-Kollektivvertrags, wenn es höher ist, sowie dessen Arbeitszeitregeln (laut wko.at, Stand Jänner 2026).

Wer haftet für Löhne und Sozialversicherung der überlassenen Arbeitskräfte?

Arbeitgeber ist der Überlasser; er zahlt das Entgelt und führt die Beiträge ab. Der Beschäftiger haftet als Bürge für Entgelt, Sozialversicherungsbeiträge und BUAG-Zuschläge — nach nachweislicher Erfüllung seiner Pflichten gegenüber dem Überlasser nur noch als Ausfallsbürge (laut wko.at, Stand Jänner 2026).

Wie hoch muss der Betriebsmittelrahmen eines Personaldienstleisters sein?

So hoch wie der tiefste Punkt im wöchentlichen Liquiditätsplan zuzüglich eines begründeten Puffers. Rechnerisch entspricht das den Personalkosten für die Zeitspanne zwischen Lohnauszahlung und tatsächlichem Zahlungseingang — in der Praxis häufig rund zwei Monatslöhne, in Sonderzahlungsmonaten mehr.

Ist ein Werkvertrag eine Alternative zur Arbeitskräfteüberlassung?

Nur, wenn er auch wirtschaftlich einer ist. Werden kein unterscheidbares Werk hergestellt, nicht vorwiegend eigenes Material und Werkzeug eingesetzt, sind die Arbeitskräfte in den Betrieb des Bestellers eingegliedert oder haftet der Werkunternehmer nicht für den Erfolg, liegt Arbeitskräfteüberlassung vor (laut wko.at, Stand Jänner 2026).

Welche Kennzahlen gehören in den Finanzplan eines Überlassers?

Verrechenbare Stunden je Arbeitskraft und Monat, hergeleiteter Verrechnungsfaktor, Marge in Euro je Stunde, Auslastung, Debitorenlaufzeit in Tagen, Kundenkonzentration, Recruitingkosten je Neueinstellung und der Working-Capital-Bedarf aus der Vorfinanzierung.